Mnoho organizací plánuje pravidelné firemní akce při zvláštních příležitostech, jako jsou výročí nebo svátky. Tyto akce mohu být velmi úspěšné, ale také nesplnit své cíle. Důležité je proto správně plánovat a dělat správná rozhodnutí. Položte si následujících pět otázek.

- Proč by se daná akce měla konat? Odpověď na tuto otázku vám pomůže určit cíle, možné výsledky a vybrat celkové téma akce. Jakmile budete znát účel akce, je třeba vymezit rozpočet s uvážením všech nákladů včetně dopravy. Nezapomínejte na cíl akce, ani když vám rozpočet nedovolí vše, co jste chtěli. Mohou existovat přijatelné alternativy.

- Co se bude na dané akci dít? Tato otázka je prvním krokem k sestavení agendy celé akce. Vaším úkolem je nyní připravit projektový plán jednotlivých dílčích aktivit. Budou tam mluvčí, oznámení, videa, prezentace, výstavní stánky, jídla, přestávky, ceremoniály, team-buildingové aktivity, zábavné aktivity, školení nebo diskuse? Rozhodněte se také, jaké druhy tištěných materiálů budou potřeba.

- Kdo by měl být pozván? Ujasněte si, zda akce bude určena pro jedno konkrétní oddělení, manažerský tým, úspěšné jednotlivce nebo celou firmu. Zamyslete se také, zda byste měli pozvat klíčové nebo potenciální zákazníky. Pak zvažte pozvání profesionálních mluvčích a dalších lidí se specifickými dovednostmi, jako jsou profesionální plánovači firemních akcí, koordinátoři apod. Nakonec vyberte vhodný způsob komunikace k předání pozvánek včetně časového vymezení.

- Kdy bude nejvhodnější doba? Nejdříve si určete časové rozsah nutný ke splnění cíle své akce. Pak vyberte tři možná data konání, která vám umožní hledat vhodné místo. Takové plánování dopředu vám dává možnost najít nejvhodnější místo v konkrétním časovém rámci. I když zatím neznáte konečné datum konání, začněte rozesílat oznámení o konání akce, aby si potenciální účastníci mohli zapsat navrhované termíny do svých kalendářů. Pravidelně je pak informujte o novinkách ohledně přípravy akce, abyste udrželi jejich zájem o účast. Konečné datum konání by mělo být oznámeno účastníkům nejpozději dva až pět dní před konáním akce.

- Kde se bude daná akce konat? Poté, co si určíte program akce a návštěvníky, přichází na řadu výběr vhodného místa a zajištění občerstvení. Zvažte, zda by se akce měla konat v místě vašeho podnikání. Vhodné je to v případě, že máte omezený čas nebo většina účastníků bude místní. Pro ostatní počítejte se zajištěním dopravy a ubytování. Jestliže se vaše akce bude konat v průběhu více dní a mimo místo vašeho podnikání, plánujte také aktivity po skončení akce v daném dni, například zábavu. Při výběru vhodného místo vycházejte dále z toho, zda nabízí možnosti venkovních aktivit, nebo je vše třeba dělat uvnitř.

-kk-

Zdroj: ezinearticles.com

ezinearticles.com: Databáze odborných článků pro elektronické magazíny.

Celý materiál je obsažen v kompletní verzi Online knihovny Meetings, do níž se můžete zaregistrovat na domovské stránce www.Meetings.cz.